Vroeger hadden we de koffiekamer, printerhoekje, lifthal en zelfs de fietsparkeerplaats om te praten over koetjes en kalfjes … en over het werk. En daarnaast was er de breinonvriendelijke workflow van e-mail. Sinds de coronacrisis hebben we de chats vrolijk aan dit breinonvriendelijke lijstje toegevoegd. Soms uit tijdelijke noodzaak door lockdowns. Maar wat maakt dat mail en chat zo populair en tegelijk zo breinonvriendelijk zijn? En wat zijn voorbeelden van breinvriendelijke workflows voor het praten over en toekennen van werk?

In het boek Bevrijd! omschrijft Cal Newport het zo: in de film Modern Times wordt Charlie Chaplin opgeslokt door de machinerie van de industrialisatie; vandaag worden kenniswerkers opgeslokt door de workflow van het ‘hyperactieve collectieve brein’.

Via mail, chat en telefoon ontvangt ons brein een continue stroom aan ongestructureerde en onaangekondigde berichten: ze gaan over het toekennen van werk en over het praten over het werk en zijn belachelijk gemakkelijk en flexibel in gebruik. Al dragen ze zelden bij tot het werk zelf. Wat maakt dat we ze blijven inzetten? En hoe kunnen we ons bevrijden van deze workflow om meer autonoom onze aandacht te bepalen?

Elke onbeantwoorde mail, chat of telefoon ontketent een concurrentiestrijd tussen ons rationeel brein en ons oerbrein. Ons rationeel brein weet dat de workflow van het hyperactieve collectieve brein zelden cruciaal is voor onze echte prioriteiten; ons werk dat meerwaarde creëert. Of dat nu omzet, leerwinst, goede zorg of dienstverlening is. Mails, chats of voicemails zijn zelden echt dringend of zelfs belangrijk, we weten dat wel….

Maar ons oerbrein ziet elke prikkel als een alarm: er is sociale interactie en die vraagt de grootste prioriteit: je durft een stamlid niet negeren dat jij later nog nodig kan hebben … Je overleeft door het aangaan van strategische allianties. En reageren of een reactie krijgen op een bericht, geeft een dopamineshotje en dus een kortstondig goed gevoel.

En terwijl ons oerbrein onvermoeibaar is en perfect kan multitasken bij het reageren op al deze digitale prikkels, is ons rationele brein een notoire singletasker die regelmatig moet rusten en ‘op gang’ moet komen om gefocust te werken aan prioritaire taken.

De productiviteit in de kennissector verhoogt dankzij workflows die waarde toevoegen aan informatie (het aandachtskapitaalprincipe). Daarom kan je als organisatie beter de autonomie over de workflow zelf bepalen hoe je werkt toekent en hoe je over werk praat. Daarom kies je als organisatie voor slimme workflows. Scrum, Trello, Kanban, Flow, ticketing systemen, vergaderprotocollen en MS Planner zijn enkele voorbeelden die een aantal gemeenschappelijke kenmerken hebben.

• Je bundelt de communicatie per (onderdeel van het) project en iedereen blijft het overzicht bewaren van waar de anderen mee bezig zijn. Voor elk lid van het team is alle informatie verzameld op één plaats.
• Je beperkt de communicatie omdat je niet continu via mail of chat vraagt wie waarmee bezig is en/of wat de deadline voor een bepaalde stap is.
  

De kenniswerker behoudt de autonomie over het werk zelf, maar krijgt meer mentale rust en tijd om echt, diep werk (Newport, 2019) te doen. De communicatie-overload wordt beperkt en de kenniswerker wordt uitgenodigd om zo weinig mogelijk te schakelen tussen verschillende contexten. Zo zetten de kenniswerkers in jouw organisatie hun brein als bron van alle waarde optimaal in.

Of zoals een deelnemer aan een opleidingstraject het onlangs nog mooi verwoordde : ‘Els, vroeger aan de koffiemachine was er nog sociale controle. Te lang kon je daar niet blijven hangen. Via chat is die controle zo goed als onbestaande … en dus zo gevaarlijk.

Meer weten?

Deze blogpost werd geschreven door Starfish-experte Els Catry.

Zit je met vragen over dit thema of heb je nood aan ondersteuning? Contacteer ons voor meer informatie rond onze opleidingstrajecten en workshops.