De insteek van het webinar was bewust praktisch. Niet vertrekken vanuit abstracte wetgeving, maar vanuit herkenbare HR-cases en de vraag “Mag AI dit doen?”

Het antwoord is vaak genuanceerder dan “ja” of “nee”. Want onder de AI Act hangt veel af van waarvoor je AI gebruikt, welke impact dat heeft op medewerkers of kandidaten, en of er voldoende menselijk toezicht en transparantie voorzien is.

Of je nu werkt met ChatGPT, Copilot of een gespecialiseerde HR-tool: het risiconiveau hangt af van de concrete toepassing. Een AI-tool gebruiken om een vacaturetekst vlotter te formuleren is dus iets anders dan diezelfde technologie inzetten om kandidaten automatisch te selecteren.

De AI Act werkt daarbij met een risico-indeling:

• Verboden toepassingen:
  Dit zijn toepassingen die ingaan tegen Europese waarden, zoals emotieherkenning op de werkplek of bij kandidaten. Dit verbod is vandaag al van toepassing.

• Hoog-risico toepassingen:
  Hieronder vallen onder meer AI-systemen in rekrutering, omdat ze een grote impact kunnen hebben op iemands carrièrekansen of levensonderhoud.

• Beperkt risico:
  Denk aan chatbots. Hier ligt de nadruk vooral op transparantie: gebruikers moeten weten dat ze met AI te maken hebben.

• Minimaal risico:
  Bijvoorbeeld vertaaltools of toepassingen met weinig impact op medewerkers of kandidaten.

Kenny maakte ook het onderscheid tussen de leverancier van een AI-tool en de “deployer” of gebruiker zelf. In HR is dat laatste vaak de werkgever: je bouwt de tool misschien niet zelf, maar je gebruikt ze wel binnen je organisatie. En dus draag jij ook de verantwoordelijkheid mee om na te denken over wat die tool doet, met welke data, en met welke gevolgen voor medewerkers of kandidaten.

Stel je voor: je krijgt 250 sollicitaties binnen voor één vacature. Om tijd te winnen, wil je een AI-tool inzetten die alle cv’s analyseert en automatisch de meest geschikte kandidaten selecteert.

Mag dat? Niet zonder nuance. AI mag je helpen om informatie te verwerken, patronen te herkennen of kandidaten voor te sorteren. Maar de tool mag niet alleen bepalen wie doorgaat in de selectieprocedure. De impact op kandidaten hun carrièrekansen en toegang tot werk is namelijk groot.

Daarom mag AI hier niet autonoom beslissen. Er moet menselijk toezicht zijn door iemand met voldoende kennis, capaciteit en autoriteit om de output kritisch te beoordelen en eventueel naast zich neer te leggen. Met andere woorden: AI mag ondersteunen, maar HR blijft verantwoordelijk voor de beslissing.

Stel je voor: je organisatie heeft Copilot uitgerold, of medewerkers gebruiken zelf beschikbare tools zoals ChatGPT om sneller mails te schrijven, documenten samen te vatten of HR-teksten op te stellen. Handig, maar iedereen gebruikt AI op zijn eigen manier, zonder duidelijke afspraken.

Mag dat? In principe mag iedereen met AI werken, maar niet zomaar. Werkgevers moeten nog altijd inspanningen doen rond AI-geletterdheid: medewerkers moeten begrijpen welke AI-systemen gebruikt worden, waarvoor ze dienen, hoe ze werken en welke risico’s eraan verbonden zijn.

Door de recente Digitale Omnibus is die verplichting wel iets anders ingevuld. Waar vroeger gesproken werd over het behalen van een “toereikend niveau” van AI-geletterdheid, ligt de nadruk nu meer op een inspanningsverplichting. Werkgevers moeten dus kunnen aantonen dat ze redelijke stappen zetten, bijvoorbeeld door een AI-beleid op te stellen, opleidingen of awareness te voorzien en duidelijke afspraken te maken over wat medewerkers wel en niet met AI mogen doen.

Concreet betekent dat: je hoeft niet iedereen tot AI-expert op te leiden, maar je moet wel vermijden dat AI-gebruik volledig ongecontroleerd gebeurt. Zeker in HR is dat belangrijk, omdat medewerkers snel met gevoelige informatie werken.

Stel je voor: je organisatie wil selectie objectiever maken. In plaats van verschillende recruiters alle cv’s manueel te laten beoordelen, wil je een AI-tool gebruiken die alle kandidaten op eenzelfde, consistente manier screent. Het idee: minder buikgevoel, minder menselijke bias, meer eerlijke selectie.

Mag dat? Ja, AI kan helpen om discriminatie te verminderen, maar dat gebeurt niet automatisch. Als het systeem getraind wordt op historische data waarin bepaalde groepen ondervertegenwoordigd waren, kan AI die patronen net versterken. In het webinar werd bijvoorbeeld verwezen naar de case van Amazon, waar een rekruteringstool getraind werd op 10 jaar historische data, waar blijkbaar een patroon inzat dat mannen meer kansen maakten om aangenomen te worden, de tool dit patroon overnam en daardoor mannelijke kandidaten bevoordeelde.

Concreet betekent dat: vertrouw niet blind op de belofte dat AI “objectiever” is. Vraag leveranciers hoe hun systeem werd getest, welke data gebruikt werden, hoe bias wordt opgespoord en welke documentatie beschikbaar is. AI kan een hulpmiddel zijn voor eerlijkere processen, maar alleen als je actief controleert of de output ook echt eerlijk blijft.

Stel je voor: in een magazijn rijden heftrucks rond en werken medewerkers dicht bij elkaar. Om arbeidsongevallen te voorkomen, wil je camerabeelden laten analyseren door AI. Het systeem zou bijvoorbeeld een signaal kunnen geven wanneer iemand te dicht bij een gevaarlijke zone komt of wanneer er risico is op een aanrijding.

Mag dat? Ja, dat kan, maar onder strikte voorwaarden. Het doel is hier belangrijk: AI inzetten voor veiligheid is iets anders dan AI gebruiken om medewerkers continu te controleren. Zodra camerabeelden geanalyseerd worden op de werkvloer, moet je dus heel goed afbakenen waarvoor het systeem dient, welke beelden of data worden verwerkt, hoe lang die bewaard worden en wie toegang heeft.

Daarnaast blijven ook andere regels gelden. Denk aan nationale regelgeving rond camerabewaking, rond het invoeren van nieuwe technologie op de werkvloer en andere informatie- en consultatieverplichtingen. En heel belangrijk: AI mag in deze context niet verschuiven naar verboden toepassingen, zoals emotieherkenning op de werkplek. Veiligheid kan dus een geldige reden zijn, maar “we willen alles continu analyseren omdat het handig is” wordt een heel ander verhaal.

Stel je voor: je organisatie wil een nieuwe AI-tool invoeren die HR helpt om personeelsplanning, prestaties of afwezigheden beter op te volgen. De tool lijkt efficiënt, de leverancier belooft duidelijke inzichten, en HR wil er graag snel mee aan de slag.

Mag dat? Niet zomaar. Ook wanneer een AI-tool juridisch niet verboden is, blijven de bestaande regels rond overleg en medezeggenschap gelden. Als de invoering van AI een impact heeft op arbeidsvoorwaarden, loonvoorwaarden, werkorganisatie of welzijn op het werk, moet je nagaan welke informatie- en consultatieverplichtingen gelden. In het webinar werd daarbij onder meer verwezen naar het CPBW.

Concreet betekent dat: behandel AI niet als een puur technische implementatie. Breng op tijd in kaart wie betrokken moet worden, welke vragen of bezorgdheden kunnen leven bij medewerkers en sociale partners, en hoe je uitlegt waarvoor de tool wel en niet gebruikt zal worden. Zelfs wanneer er formeel geen akkoord nodig is maar wel informatie of advies, is het verstandig om die dialoog ernstig te nemen. Zo kan je als werkgever of HR alleen maar leren uit de bezorgdheden die een sociaal orgaan heeft. AI raakt vaak aan vertrouwen, controle en transparantie, en hiermee rekening houden is een belangrijk deel van een correcte en vlotte implementatie.

De regels rond AI blijven evolueren, maar dat betekent niet dat organisaties moeten wachten. Verschillende verplichtingen zijn vandaag al van toepassing, zoals het verbod op bepaalde AI-toepassingen en de nood om AI-gebruik bewust en verantwoord te organiseren.

Voor HR-professionals begint dat best met een eenvoudige maar belangrijke oefening: breng in kaart welke AI-systemen vandaag al gebruikt worden binnen je organisatie. Denk niet alleen aan officiële HR-tools, maar ook aan toepassingen zoals Copilot, ChatGPT of AI-functionaliteiten die verwerkt zitten in bestaande software.

Bekijk daarna per toepassing:

• Waarvoor gebruiken we deze AI precies?
• Welke data worden verwerkt?
• Heeft dit impact op medewerkers of kandidaten?
• In welke risicocategorie valt de toepassing?
• Is er voldoende menselijk toezicht?
• Zijn medewerkers, kandidaten of sociale partners voldoende geïnformeerd?

Op basis daarvan kan je een risicoanalyse maken en bepalen welke maatregelen nodig zijn. Denk aan duidelijke afspraken, opleiding of awareness rond AI-geletterdheid, documentatie van menselijke beslissingen, afspraken met leveranciers en een beleid rond welke data medewerkers wel of niet in AI-tools mogen ingeven.

Kenny gaf daarbij ook een praktische tip mee: zet je AI-afspraken liever niet meteen rechtstreeks in het arbeidsreglement. Omdat de wetgeving nog verder evolueert, is een aparte AI-policy vaak wendbaarder en makkelijker aan te passen.

De belangrijkste vraag rond AI en of deze HR mag ondersteunen is dus niet alleen “welke tool gebruiken we?”, maar vooral: “waarvoor gebruiken we ze, met welke impact, en onder welke voorwaarden?”

Wil je nog meer inspiratie over AI toepassen binnen HR? Schrijf je dan zeker in voor onze tweemaandelijkse nieuwsbrief met tips en trends over AI in HR of contacteer ons.