Deze vier dimensies kunnen je op weg helpen om te beslissen hoe je de audit van jouw interne communicatie wil aanpakken:

De eerste dimensie is dat je specifiek één van de kanalen op vlak van interne communicatie gaat analyseren. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het intranet, het personeelsmagazine, een intern sociaal medium zoals Yammer, Facebook Workplace, …

Het grote voordeel van deze dimensie is dat je heel gedetailleerd kan analyseren wat de impact is van dit kanaal. Je kan bijvoorbeeld door middel van jouw analytics analyseren hoeveel medewerkers je bereikt, welke functionaliteiten van het specifieke kanaal populair zijn bij jouw medewerkers, …

Het belangrijkste nadeel is dat je niet goed kan inschatten wat de impact van dit éne kanaal is binnen de volledige communicatiemix. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat de analytics van het intranet best wel goed lijken, maar in vergelijking met de digitale nieuwsbrief eerder aan de lage kant. Door te focussen op slechts één kanaal, verlies je mogelijks de kracht van de verschillende communicatiekanalen. Dat brengt ons bij de tweede dimensie.

Een tweede mogelijke invalshoek voor de audit van jouw interne communicatie is de doorlichting van jouw volledige communicatiemix. Want vaak is het juist het samenspel van de verschillende communicatiekanalen dat ervoor zorgt dat de interne communicatie binnen jouw organisatie impact krijgt.

Het grootste voordeel is dat je een helder inzicht krijgt wat de impact is van de verschillende communicatiekanalen op vlak van interne communicatie. Dat kan objectief zijn door uitgebreide data-analyse van bijvoorbeeld opening en click rates, maar ook een bevraging geeft een waardevol beeld.

Deze dimensie geeft je overzicht hoe de verschillende kanalen elkaar (hopelijk) aanvullen en versterken. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat het intranet eerder formele info aanbiedt, maar als het duidelijk is voor medewerkers dat ze meer informele communicatie mogen verwachten via bijvoorbeeld het personeelsmagazine, hoeft dat absoluut geen probleem te zijn.

Het belangrijkste nadeel van deze dimensie is dat je (in tegenstelling tot de eerste dimensie) vaak niet tot in detail de verschillende communicatiekanalen kan onderzoeken. Dat kan er soms voor zorgen dat je met een onbevredigd gevoel overblijft en soms ook te beperkt de werkpunten in beeld krijgt. Als je op basis hiervan concrete verbeteracties wilt formuleren, loopt dit vaak moeizamer dan de output die je uit de eerste dimensie (zie hierboven) krijgt.

De derde dimensie voor een audit gaat niet meer over de communicatiekanalen zelf, maar focust op de inhoud van de interne communicatie. Het is vaak relevant om te kijken of er voldoende diversiteit aan info aan bod komt in de interne communicatie.

Sommige bedrijven blinken uit in sterke interne communicatie over alle taakinfo die hun medewerkers nodig hebben om hun job goed te doen, maar vergeten sociale en motiverende info een plaats te geven. Hierdoor kan het geheel soms te formeel overkomen en ook te weinig betrokkenheid genereren.

Maar omgekeerd kan ook er te veel klemtoon liggen op het sociale en te weinig op bijvoorbeeld beleidsinfo waardoor medewerkers te weinig zicht hebben op de beleidsvisie van de organisatie. Een analyse van de inhoud van de interne communicatie kan hier een erg waardevol inzicht in bieden.

De laatste dimensie gaat over de mate van betrokkenheid die medewerkers met jouw organisatie en dus ook via de interne communicatie ervaren. Hier focussen we dus niet meer specifiek op de kanalen of de inhoud van de interne communicatie, maar op het resultaat van de interne communicatie.

Belangrijkste voordeel van deze vierde dimensie is dat je het resultaat van de inspanningen op vlak van interne communicatie kan aantonen op de betrokkenheid van medewerkers in de organisatie. Uiteindelijk zijn kanalen en inhoud slechts middelen met als doel om medewerkers beter geïnformeerd en bij voorkeur ook meer betrokken te maken bij de organisatie. Daar speelt deze vierde dimensie sterk op in.

Net zoals bij de andere dimensies is er ook een nadeel aan deze dimensie waarmee je rekening moet houden. Want een inzicht in de mate van betrokkenheid van de medewerkers bij jouw organisatie is heel belangrijk. Maar komt dit ook door de interne communicatie? Om de ROI (Return on Investment) van interne communicatie op de betrokkenheid duidelijk te maken, zal het belangrijk zijn dat dit ook uit deze resultaten zal komen. Die link is niet altijd even duidelijk te maken. Denk daar vooraf dus erg goed over na.

Dit waren de vier belangrijkste dimensies om een audit van jouw interne communicatie uit te voeren. Uiteraard kan je de verschillende dimensies combineren tot een grootschaliger onderzoek, maar dat maakt het mogelijks arbeidsintensiever.

Is er iets onduidelijk? Of wil je hier eens over babbelen? Aarzel niet om ons te contacteren!

Wil je nog meer inspiratie over interne communicatie? Schrijf je dan zeker in voor onze tweemaandelijkse nieuwsbrief met tips over interne communicatie en HR-analytics.