Om een dashboard effectief te maken, moet je de behoeften van jouw interne gebruikers goed doorgronden. Verschillende rollen binnen de organisatie hebben immers uiteenlopende behoeften. Enkele voorbeelden:

• CEO: Heeft behoefte aan een overzicht van strategische HR-data zoals verlooppercentages, diversiteitsstatistieken en kosten per medewerker. Dit ondersteunt langetermijnplanning en bedrijfsstrategie.
• HR-manager: legt meer focus op operationele gegevens en ook meer details: zoals retentiecijfers, ziekteverzuim en resultaten van medewerkersbetrokkenheid. Dit helpt bij het optimaliseren van HR-processen.
• Teamleider: Gebruikt dashboards voor tactische inzichten, bijvoorbeeld om de prestaties en productiviteit binnen hun teams te monitoren en te verbeteren.

Door stakeholders al bij de start van de ontwikkeling van een HR-dashboard te betrekken via interviews of workshops kun je prioriteiten stellen in de informatiebehoefte. Gepersonaliseerde dashboards zorgen voor een betere bruikbaarheid en adoptie.

KPI's (Key Performance Indicators) vormen een belangrijk fundament van een HR-dashboard. Het kiezen van de juiste KPI's begint met de doelen van het HR-dashboard te linken aan de organisatiedoelen. Want uiteindelijk blijft het cruciaal dat HR de organisatiedoelen mee ondersteunt. Een nuttige aanpak is om de volgende drie vragen te beantwoorden:

1. Wat is de bedrijfsstrategie van de organisatie? Een selectie van KPI’s die bijdragen aan de realisatie van de bedrijfsstrategie kan een manier zijn om het dashboard vorm te geven. Als klanttevredenheid een strategisch doel is, kunnen KPI’s zoals customer satisfaction scores (bijvoorbeeld via Net Promoter Score) of customer retention rate worden opgenomen. Voor organisaties die kostenoptimalisatie als strategisch doel hebben, kan een KPI zoals cost per hire of time to fill nuttig zijn.
   
   
2. Wie gebruikt de data en waarom? Selecteer KPI's die gebruikers helpen onmiddellijk actie te ondernemen. De hierboven opgesomde mogelijke doelgroepen met bijhorende voorbeelden kunnen als inspiratie dienen.
   
   
3. Wat is de impact van deze KPI op de organisatie? Zorg ervoor dat de gekozen KPI's bijdragen aan een meetbare verbetering van de bedrijfsresultaten. Bij een focus op bedrijfsresultaten kunnen KPI's zoals revenue per employee , profit margin per product line en customer satisfaction score gebruikt worden.

Door deze KPI's te monitoren, kan de organisatie strategische beslissingen nemen over productaanpassingen, klantenserviceverbeteringen, en personeelsstrategieën om de algehele prestaties van het bedrijf te verhogen.

Grote hoeveelheden KPI’s kunnen leiden tot informatie-overload. Beperk je daarom tot de meest relevante metrics.

Een derde belangrijke parameter om een HR-dashboard op te bouwen, zijn de verschillende HR-processen en hun impact. Dit biedt inzicht in de effectiviteit van de processen en helpt bij het identificeren van knelpunten of inefficiënties. Hieronder een paar voorbeelden:

• Wervingsproces: Het meten van de efficiëntie in het aantrekken van nieuwe medewerkers kan opgevolgd worden door KPI's zoals time to hire, cost per hire en quality of hire. Deze KPI's helpen niet alleen om de snelheid en kosten van het wervingsproces te evalueren, maar ook om de effectiviteit van het aantrekken van geschikte kandidaten te meten.
  
• Onboarding: De onboarding van nieuwe medewerkers is cruciaal voor hun succes en betrokkenheid. KPI's die je kunt gebruiken om de effectiviteit van het onboardingproces te meten, zijn time to productivity en onboarding satisfaction score. Dit helpt te begrijpen of nieuwe medewerkers zich snel kunnen aanpassen aan de organisatiecultuur en hun functie, en of het onboardingproces geoptimaliseerd kan worden voor betere resultaten.
• Prestatiemanagement: KPI's in dit proces kunnen helpen om de prestaties van medewerkers te monitoren en te verbeteren. Bijvoorbeeld, percentage of completed performance reviews, employee satisfaction en percentage of employees with a development plan kunnen belangrijke inzichten bieden in de effectiviteit van het prestatiemanagement. Dit helpt organisaties te zorgen voor continue groei en verbetering van de medewerkers, wat bijdraagt aan de algemene bedrijfsstrategie.

Door deze processen visueel weer te geven, kun je direct zien waar er optimalisatie nodig is en waar processen goed verlopen. Dit helpt HR-teams om gerichte verbeteracties te nemen en de efficiëntie van de HR-strategieën te vergroten.

Een laatste belangrijke parameter om een HR-dashboard op te bouwen is door de HR-data te segmenteren op basis van specifieke demografische of organisatorische factoren. Deze benadering maakt het mogelijk om diepere inzichten te verkrijgen in trends die mogelijk niet zichtbaar zijn in de algemene dataweergave.

Het segmenteren helpt om gerichte acties te ondernemen en om inzicht te krijgen in verschillen tussen groepen binnen de organisatie.

• Afdelingen: Vergelijk de prestaties van verschillende afdelingen, bijvoorbeeld in termen van verloop, productiviteit en betrokkenheid. Dit geeft inzicht in welke afdelingen mogelijk extra aandacht nodig hebben.
  
  
• Functieniveaus: Analyseer de prestaties van medewerkers op verschillende functieniveaus. Dit maakt het duidelijk waar meer focus nodig is, bijvoorbeeld bij junior medewerkers of bij hogere functieniveaus die mogelijk ontevreden zijn.

Deze aanpak maakt het mogelijk om HR-inspanningen te richten op specifieke groepen die zich anders gedragen dan de bredere organisatie, wat zorgt voor gerichtere verbeteringen.

Een HR-dashboard ontwerpen dat waarde toevoegt aan besluitvorming vereist een doordachte aanpak. Deze vier factoren kunnen helpen om een HR-dashboard op te bouwen dat zowel operationeel als strategisch waardevol is, afhankelijk van de specifieke behoeften van de organisatie.

Wil je nog meer inspiratie over HR-analytics? Schrijf je dan zeker in voor onze tweemaandelijkse nieuwsbrief met tips en trends over HR-analytics of contacteer ons.