Interactie is dé succesfactor van geslaagde vergaderingen. Als ik teams coach op vlak van vergaderingen, valt het me altijd op hoe deelnemers de tijd anders inschatten als ze zelf actief kunnen deelnemen aan een vergadering. Altijd vinden ze dat de tijd sneller gaat als ze zelf een ‘vergaderoefening’ mogen doen. Als anderzijds hun taak beperkt wordt tot het observeren van andere deelnemers lijkt de tijd tergend langzaam te verstrijken. Bovendien vertellen ze nadien dat luisteren erg vermoeiend is. Of toch zeker vermoeiender dan spreken…

In het ‘mee besturen’ van een vergadering mag je heel ver gaan. Zo moet volgens mij bijvoorbeeld elke deelnemer vande vergadering mee de agenda kunnen samenstellen. Via digitale toepassingen zoals Google drive is dit heel eenvoudig en de betrokkenheid neemt exponentieel toe. Uiteraard is er nog een voorzitter nodig die alle content in de juiste volgorde zet of bijstuurt waar nodig. Maar zijn taak is niet meer eenzijdig de agenda bepalen.

Krijg je hierbij schrik van zogenaamde voorvergaderingen(vergaderingen voor de eigenlijke vergaderingen) als je in alle transparantie de agenda samen met de deelnemers zou vastleggen? Dat is zeker begrijpelijk. Maar bekijk het zo; de ‘voorvergaderingen’ die je nu voor de agenda krijgt, zou je anders ook krijgen. Maar dan NA de vergadering… Tijd gewonnen dus en de deelnemers aan je vergadering zijn beter voorbereid!

Wil je interactie verhogen in grotere groepen, probeer dan zeker digitale tools zoals Mentimeter of Kahoot. Ze verhogen de betrokkenheid van de deelnemers aan je vergadering. Maar overdrijf ook hier niet!

Zuurstof zorgt voor energie. Daar zijn we meestal wel van overtuigd. Maar hoe passen we dat toe in vergaderingen?

In de eerste plaats mag je dat echt letterlijk nemen. Een raam openen voor meer zuurstof heeft een groot effect of de dynamiek in je vergadering. Ook beweging in de ruimte zorgt voor meer zuurstof in de hoofden door een actiever doorstroming van het bloed in onze aderen. Continu stilzitten is ‘dodelijk’ voor je vergadering. Staand vergaderen is hiervoor een mooi alternatief, maar in de praktijk niet altijd even haalbaar. Zorg voor minstens één bewegingsmoment in je vergadering. Dat kan bijvoorbeeld door de deelnemers iets vooraan op te laten schrijven of de deelnemers met elkaar te laten overleggen.

Maar ook figuurlijk is zuurstof belangrijk in een vergadering. Stilte is bijvoorbeeld een erg belangrijke dosis zuurstof voor je vergadering. Stilte zorgt ervoor dat de deelnemers de inhoud van de vergadering kunnen verwerken en hun eigen visie hierop kunnen ontwikkelen. Beschouw stilte dus niet als een vijand, maar als een bondgenoot die je vergaderingen beter zal maken.

Vooraf aangeven hoeveel tijd je nodig hebt voor een agenda-item is een manier die zuurstof geeft aan je vergadering. Voor jezelf als voorzitter, maar ook als deelnemer van een vergadering. Tijd is zoals ruimte in een huis: als je er niet bewust mee omgaat, vult het zich met rommel die je eigenlijk niet nodig blijkt te hebben.

Bovendien is het cruciaal om na te denken wiens tijd je wil ‘lenen’ tijdens deze vergadering. Heeft een deelnemer geen concrete meerwaarde voor je vergadering? Geef dan aan dat deze persoon niet meer hoeft te komen – tenzij die dat zelf wil - zodat hij/zij meer tijd krijgt voor andere taken. Is de collegain kwestie alleen nodig voor enkele specifieke vergaderpunten? Probeer de agenda dan zo te schikken dat deze collega maar één deel van de vergadering moet bijwonen en erna vrij is om te vertrekken. Als je alle uren zou optellenvan verplichte, maar nutteloze vergaderuren zou je tot een hele (financiële) besparing voor iedereen komen.

Zeker bij vaste terugkerende vergaderingen is de grootste valkuil om in routine te verzanden. Uiteraard is het aantrekkelijk om voor deze terugkerende vergaderingen telkens dezelfde locatie en werkvorm te kiezen.

Maar de kunst is om deze te doorbreken. Wissel bijvoorbeeld van vergaderruimte. Als dat niet mogelijk is, kan je de aanwezigen doen wisselen van plaats aan de tafel. Voor sommige collega’s is dat een sterke verandering waar ze niet altijd even gemakkelijk mee om kunnen. Maar in de praktijk brengt het een nieuwe dynamiek die alle deelnemers alert houdt.

De meest ingrijpende maatregel die toch het meeste resultaat kan opleveren. Veel vergaderingen komen op vaste tijdstippenterug en worden ingevuld ‘omdat ze op de agenda staan’. Bovendien denken we in de praktijk ook te snel aan vergaderingen als middel om informatie uit te wisselen.

Zeker als het gaat om ‘zenden’ van informatie waar interactie geen doelstelling is, zijn er andere kanalen om de informatieoverdracht te ondersteunen. Denk maar aan het opnemen van een eenvoudig filmpje (livestreams!?), een tekst of een heldere visualisatie. Zeker bij grote groepen kan dit beter werken dan ‘gortdroog’ éénrichtingsverkeer over de voorbije maanden. Dringend tijd dus om te bekijken of alle vergaderingen die in je agenda staan, wel écht noodzakelijk zijn.

Wil je nog meer inspiratie over werken en communiceren in teams? Schrijf je dan zeker in voor onze tweemaandelijkse nieuwsbrief met tips over interne communicatie en HR-analytics.