Pieter en Tim begonnen met de analyse van zowel de doorlooptijd van kandidaten als van vacatures om diepgaande inzichten te verkrijgen over de vacatures zelf en de sollicitatiefactor , die werd berekend door het aantal vacatures tegenover het aantal kandidaten te plaatsen. De grootste uitdaging hierbij was dat Port of Antwerp-Bruges sinds 2022 overgeschakeld was naar een nieuw rekruteringssysteem.

Dit betekende dat ze het hele proces moesten opstarten met manuele exportbestanden. Hoewel dit niet ideaal was vanwege de tijd die nodig was voor manuele updates, begonnen ze met het opzetten van de effectieve rapporten en het verzamelen van inzichten uit de beschikbare data.

Dat brengt ons bij een eerste inzicht waarbij het op het eerste gezicht aantrekkelijker is om te wachten op de perfect data. Maar terugblikkend gaven Pieter en Tim aan dat je als organisatie sneller leert door deze twee processen te combineren: een project opstarten en stelselmatig je data verbeteren. Op die manier heb je als HR-datateam sneller een draagvlak en zit je sneller in de juiste richting.

In hun traject werd het team van Pieter en Tim voor de analyse bijgestaan door een externe partner. Aangezien alle leden van het rekruteringssysteem zo diep betrokken waren bij het proces, bestond er een risico van een te sterke inschatting op basis van buikgevoel.

De externe partner was in staat om diepere vragen te stellen en een breder perspectief te bieden op het rekruteringsproces, wat intern mogelijks niet was opgemerkt. Het toont aan dat externe partners een waardevolle rol kunnen spelen bij het identificeren van blinde vlekken, het aanbieden van nieuwe inzichten die intern mogelijk over het hoofd worden gezien. De samenwerking kan dus een effectieve aanpak zijn om complexe problemen te analyseren en nieuwe kansen te ontdekken binnen de organisatie.

Pieter en Tim gaven aan dat ze al vroeg in het proces in gesprek gingen met hun interne stakeholders en dit cruciaal was voor het succes in hun traject. Zo beslisten ze om hun rapport snel aan te bieden en te delen met verschillende collega’s, waarna ze de feedback kregen om meer in te zetten op doorlooptijd en minder op de sollicitatiefactor.

Door je stakeholders vroeg te betrekken tijdens dit proces zorg je voor meer draagvlak en verzeker je dat je focust op iets dat relevant is voor je stakeholders uit ‘de business’. Probeer bovendien je energie te koppelen aan een reëel business probleem, want op die manier ga je het meeste impact hebben met je oefening. Start met wat er voorhanden is en communiceer dit naar stakeholders om zo cruciale feedback te verzamelen.

Ook AI kan je hulp bieden in je analyse. Pieter en Tim experimenteerden in samenwerking met de data science afdeling met proces mining. Dit is een vorm van AI die complexe processen analyseert.

Het biedt de mogelijkheid om automatisch inzichten te genereren over de werking van processen op basis van beschikbare data. In het geval van Pieter en Tim leverde dit in no time de inzichten op waar zij zelf dagen voor moesten zoeken en overleggen. Een tool zoals proces mining kun je gebruiken als handvat in je project, wat je een idee geeft van de richting die je best uit kunt gaan.

De case van Port of Antwerp Bruges bevatte bijzonder veel interessante inzichten. We vatten de vier belangrijkste nog eens samen:

• Niet wachten op perfecte data: het is cruciaal om niet te wachten op perfecte data, maar gaandeweg verbeteringen aan te brengen. Dit bevordert een snellere vooruitgang en zorgt voor meer draagvlak binnen je organisatie.
• Externe partners voor diepgang: De betrokkenheid van een externe partner toont de waarde aan van een extern perspectief voor het identificeren van blinde vlekken en nieuwe inzichten die intern mogelijk over het hoofd worden gezien.
• Vroegtijdige feedback is cruciaal: Het vroeg betrekken van stakeholders en het openstellen voor feedback zorgt voor meer draagvlak en verzekert dat de inzet gericht is op problemen die relevant zijn voor de organisatie.
• AI-tools als ondersteuning: de testfase met proces mining toont aan hoe AI-tools kunnen helpen bij het vinden van nieuwe inzichten en het versnellen van het analytische proces.

Deze inzichten uit de case van Port of Antwerp Bruges benadrukken de kracht van een holistische benadering bij het analyseren van gegevens en het aanpakken van uitdagingen binnen de organisatie. Hierdoor creëer je niet enkel waardevolle inzichten, maar leg je ook een stevig fundament voor het nemen van weloverwogen datagedreven beslissingen en voor het realiseren van positieve veranderingen binnen de organisatie.

Wil je zelf aan de slag met het onderzoeken van jouw HR-data? Contacteer ons. Of wil je nog meer inspiratie over HR-analytics? Schrijf je dan zeker in voor onze tweemaandelijkse nieuwsbrief met tips en trends over HR-analytics.