Het veranderingsmodel van Kotter is een stapsgewijze gids om veranderingen te verankeren. Ze vertrekt vanuit 3 fases: creëer een klimaat van succes, betrek mensen en breng de organisatie op gang en implementeren en ondersteunen. De acht stappen binnen die fases geven een meer gedetailleerde aanpak.

We geven hieronder een samenvatting van waar je in deze vier fases zeker op moet letten. We starten natuurlijk met fase 1:

De eerste fase is een klimaat van succes creëren. Met de volgende drie stappen bereid je de organisatie voor op de verandering en zorg je voor een sfeer van toekomstig succes in de organisatie.

De eerste stap is om de urgentie van de verandering aan te tonen. Daarmee bedoelen we dat het belangrijk is dat je het belang en de noodzaak van de verandering aantoont bij je medewerkers.

Bijvoorbeeld je gebruikt als organisatie al jarenlang hetzelfde systeem om planningen te regelen maar die is verouderd en niet meer efficiënt. Veel organisaties gebruiken bijvoorbeeld nog een systeem waarbij planningen zowel op papier als digitaal worden gebruikt. De stap naar volledig digitale planningen is bij vele onvermijdelijk. Toon aan hoe vervelend het huidige systeem is en welke concrete nadelen het heeft voor medewerkers. Zoals medewerkers die hun planningen niet op tijd krijgen of dat ze hun planningen niet meer kunnen veranderen wanneer ze dat willen. Ook kan het heel tijdrovend zijn om zowel op papier als digitaal te plannen, alleen digitaal zou de werkdruk verminderen voor medewerkers.

Tijdens de tweede stap stel je een leidend team samen. Dit is een team van enthousiastelingen die overtuigd is dat een verandering nodig is en die hun schouders eronder willen zetten. Zorg ervoor dat dit team bestaat uit medewerkers uit alle afdelingen die betrokken zijn bij de verandering. Ook het topmanagement is bij voorkeur vertegenwoordigd in dit team. Een divers team zal ook voor een groter draagvlak zorgen door informele communicatie, zoals bijvoorbeeld praatjes tijdens de lunch.

Dan gaan we over tot de laatste stap in deze eerste fase; de visie en strategie. Samen met het leidend team ga je opzoek naar een gezamenlijke visie en strategie. Breng de pijnpunten die leven in jouw organisatie in kaart en die je wilt oplossen met de verandering. Om terug te keren op het voorbeeld van het planningssysteem kan je het team vragen welke functies zeer belangrijk zijn en welke functionaliteiten het nieuwe systeem dus absoluut moet hebben. Zoals bijvoorbeeld met verschillende werknemers tegelijk aan een planning kunnen werken of om de planningen te kunnen raadplegen op verschillende apparaten. Probeer ook een aantal doelstellingen te concretiseren zoals het efficiënter doorgeven van planningen aan medewerkers of het minimaliseren van papiergebruik door volledig over te stappen op digitale planningen.

Pas in deze volgende fase kan je starten met de communicatie naar de grote groep medewerkers binnen de organisatie. In de vorige fase lag de focus voornamelijk op het creëren van het goede klimaat voor de verandering. Het is belangrijk dat medewerkers zich in de juiste mindset bevinden voor je over de verandering gaat communiceren. Ook de goede voorbereiding van de visie en strategie in fase 1 zal hier van pas komen om eenduidig en helder te communiceren. Zo ontstaat er zeker geen onenigheid.

Tijdens de vierde stap ga je de vooropgestelde visie communiceren. Vertel medewerkers wat je wil bereiken met deze nieuwe planningsmethode en maak het zo concreet mogelijk voor hun werk. Bijvoorbeeld de verandering zal ervoor zorgen dat de medewerkers de planningen sneller vinden en ze niet meer twee planningen moeten invullen (papier en digitaal). Je communiceert dus eigenlijk wat je geconcretiseerd hebt in stap drie. Zorg er in deze fase ook zeker voor dat je je nog openstelt voor feedback. Sta dus open voor eventuele verandering aan het plan. Want als je zelf een starre mindset toont, mag je niet verwachten dat je medewerkers flexibel zullen omgaan met de verandering.

De vijfde stap is draagvlag creëren. Creatie van draagvlag doe je door alle mogelijke drempels op weg naar de verandering weg te werken. Je moet ervoor zorgen dat je medewerkers zich veilig voelen en geen onnodige moeilijkheden ervaren tijdens de verandering. Bijvoorbeeld als je vanaf nu alle planningen digitaal zal doorgeven, dan moet je er ook voor zorgen dat iedereen de software kan gebruiken. Bied hiervoor opleidingen aan of toegankelijke en heldere handleidingen die hen kunnen helpen wanneer ze het systeem gebruiken. Zorg er ook zeker voor dat iedereen de juiste apparaten heeft zoals een goede computer of smartphone. Ook een soort ‘helpdesk” waar medewerkers terecht kunnen met concrete en praktische vragen kan een enorme meerwaarde zijn.

Als laatste stap in deze fase moet je steeds de ‘quick wins’ of kortetermijnresultaten vieren. Het vieren van kleine winsten zal ervoor zorgen dat medewerkers gemotiveerder zijn en zal eventuele negatievelingen niet de kans geven om de verandering onder vuur te nemen. Deze fase komt van pas tijdens de eerste weken waarin je de verandering implementeert. Bijvoorbeeld wanneer de eerste medewerker een smartphone krijgt om de digitale planning te raadplegen of wanneer de eerste feedback over de efficiëntie van het systeem binnenkomt.

Probeer zeker nog niet te overmoedig te worden als deze eerste twee fases goed verlopen. Deze laatste fase is de échte uitdaging, want je moet ervoor zorgen dat de verandering zich stilaan omzet naar gewoontes die medewerkers niet meer in vraag zullen stellen.

De zevende stap die je daarvoor moet nemen, is de verandering consolideren. Nu de verandering al gedeeltelijk geïmplementeerd is, zullen er hoogstwaarschijnlijk verbeteringspunten naar boven komen. Je moet als leidinggevende hier dan ook open staan om die punten te veranderen. Zo zullen bijvoorbeeld sommige werknemers de software nog niet helemaal onder de knie hebben. Je kan hen een extra infosessie aanbieden zodat ze er zeker mee vertrouwd zijn. Ook kleine softwareproblemen of problemen met de gebruiksvriendelijkheid zijn vaak voorkomend en moeten aangepakt worden. Probeer in deze fase ook de urgentie en het draagvlak te behouden bij medewerkers waar de verandering nog niet is geïmplementeerd, want zij zitten nog in eerdere fases. Zorg dat zij nog steeds het belang van de verandering inzien en dat ze geen drempels ervaren om de verandering te implementeren zoals je deed in stap 1 en 5.

Als allerlaatste stap ga je de verandering verankeren. Dit betekent dat je ervoor zorgt dat de verandering het ‘nieuwe normaal’ wordt. In deze fase heeft iedereen de verandering geïmplementeerd en in hoge mate aanvaard. Zorg er wel steeds voor dat je niet opnieuw in dezelfde valkuil valt van het gebruik van inefficiënte systemen. Blijf dit nieuwe systeem steeds analyseren, evalueren en meten zodat je kleine veranderingen kan doorvoeren wanneer dat nodig is.

Interne veranderingen in organisaties zijn niet makkelijk. Ze zorgen vaak voor veel verzet wanneer oude systemen sterk verankerd zijn. Het veranderingsmodel van Kotter is hier een goede stapsgewijze leidraad voor; van urgentiebesef tot verankering. Zo zullen jouw interne veranderingen ongetwijfeld succesvol verlopen!

Wil je nog meer inspiratie om de interne communicatie binnen je organisatie te verbeteren? Schrijf je dan zeker in op onze gratis nieuwsbrief of volg onze opleiding ‘interne communicatie verbeteren’.

Foto 1 door Javier Allegue Barros op Unsplash

Foto 2 door krakenimages op Unsplash