Hun uitgangspunt is eenvoudig, maar krachtig: “gelukkige medewerkers zorgen voor gelukkige klanten.” Maar hoe maak je zoiets meetbaar? En nog belangrijker: hoe zorg je dat die inzichten ook leiden tot concrete acties?

Mobile Vikings werkte jarenlang met een klassieke jaarlijkse engagement survey, maar na enkele wilden ze vanuit Mobile Vikings:

• sneller weten wat er leeft bij medewerkers
• beter kunnen opvolgen of acties op de werkvloer daadwerkelijk effect hadden
• en hun cultuur en waarden actief blijven toetsen in de praktijk

Een jaarlijkse meting volstond daarvoor niet. Tegen de tijd dat resultaten beschikbaar waren, was de realiteit vaak al veranderd. Daarom maakten ze een duidelijke keuze: frequenter meten, dichter op de realiteit van medewerkers. Wat begon als een experiment, groeide uit tot een vaste gewoonte: maandelijkse engagement surveys die vandaag al 8 à 10 jaar lopen.

De kern van hun aanpak is eenvoudig: kort, frequent en consistent meten.

Elke maand ontvangen medewerkers een survey:

• 3 tot 5 minuten invultijd
• 45 stellingen op een 5-puntenschaal
• 3 vrijblijvende open vragen (en tussendoor ook telkens optioneel de mogelijkheid tot anonieme feedback)

Belangrijk: medewerkers beantwoorden de vragen op basis van hoe ze zich die maand voelen. Zo krijg je geen algemeen beeld, maar een continue vinger aan de pols.

De vragen blijven doorheen het jaar hetzelfde, en worden enkel jaarlijks herzien. Bijv. dit jaar is er een nieuwe vraag over “hoe is de relatie met de group guides?” want dat is een nieuw concept binnen de organisatie. Dat zorgt ervoor dat trends betrouwbaar blijven en resultaten goed vergelijkbaar zijn over tijd.

De basis van de vragenlijst werd opgebouwd vanuit wetenschappelijk gevalideerde engagement surveys, maar werd aangevuld met eigen cultuur- en waardenvragen, afgestemd op wat Mobile Vikings uniek maakt.

Voor de tooling gebruiken ze de Engelse tool CultureAmp:

• centrale plek voor alle surveys en data
• automatische rapportering en visualisaties
• tagging van open feedback (bijv. thema + sentiment)

Het resultaat? Een systeem dat niet alleen meet, maar ook helpt om snel inzichten te krijgen.

Maandelijks meten klinkt intensief, maar bij Mobile Vikings werkt het. Door de jaren heen halen ze continue een response rate rond de 80% en dat is geen toeval.

Een paar keuzes maken het verschil:

• De drempel is laag: De survey is kort en herkenbaar. Medewerkers weten wat ze kunnen verwachten, waardoor invullen weinig moeite vraagt.

• Consistentie zorgt voor vertrouwen: Dezelfde vragen komen elke maand terug. Dat maakt het eenvoudiger om evoluties te zien én om feedback serieus te nemen.
• Reminders zorgen voor een vollediger beeld: Niet iedereen vult de survey meteen in. Medewerkers die kritischer zijn of twijfelen, reageren vaak pas later. Daarom sturen ze automatische reminders én volgen team leads dit op binnen hun team zonder individuen aan te spreken.

• Team leads spelen een sleutelrol: Zij krijgen toegang tot de resultaten van hun team, worden verwacht om op elke vraag of vorm van feedback een antwoord te geven, volgen mee op dat de survey wordt ingevuld, en kunnen bepaalde resultaten aankaarten. Hierin worden ze steeds ondersteund door HR, zodat dit voor alle team leads op een gelijkaardige manier gebeurt.

• Transparantie is de norm: Resultaten worden gedeeld in all-company meetings en via interne communicatie. Teams zien wat er gebeurt met hun input.

• Actie volgt op feedback: Misschien wel het belangrijkste: medewerkers zien dat er iets gebeurt met hun antwoorden. Hierna lichten we een paar voorbeelden toe.

“Die drie minuten die jij van je tijd geeft, dat is niet zomaar een survey. We willen daar echt iets mee doen.”

De kracht van de maandelijkse surveys zit niet in de cijfers zelf, maar in wat Mobile Vikings ermee doet. HR volgt de resultaten continu op en gaat proactief in gesprek met teams waar iets opvalt, zowel positief als negatief. Team leads worden hierin ondersteund, en op kwartaalbasis worden de belangrijkste inzichten ook besproken op leadershipniveau (altijd geaggregeerd, om te vermijden dat teams getarget worden).

Daarnaast worden de resultaten elke maand gedeeld met de volledige organisatie in all-company meetings en via interne communicatie en nieuwsbrieven. Die transparantie zorgt ervoor dat medewerkers zien dat hun feedback serieus genomen wordt en dat motiveert hen om te blijven deelnemen.

Een sterk voorbeeld kwam uit het Care team in 2024. Daar kleurden plots meerdere scores oranje en rood, terwijl andere teams stabiel bleven. Dankzij de maandelijkse meting kon HR snel schakelen en in gesprek gaan.

Wat bleek? De ontevredenheid zat niet in kleine frustraties, maar in iets fundamentelers: onduidelijkheid over de richting van hun rol en groeipad. Omdat dat signaal zo duidelijk naar boven kwam, kon men snel actie ondernemen: Er werden gesprekken opgestart rond verwachtingen, er kwam er meer duidelijkheid over promotiemogelijkheden en werden ook loongesprekken gevoerd waar nodig.

Zonder die frequente meting was dit waarschijnlijk veel later of minder duidelijk naar boven gekomen.

Niet elke actie hoeft groot of complex te zijn. Net de kleinere, gerichte ingrepen maken vaak het verschil. Mobile Vikings deelde in ons webinar nog een paar voorbeelden uit de praktijk:

• Meer verbinding tussen collega’s
  Uit de survey bleek dat medewerkers elkaar niet altijd goed kenden, zeker na een instroom van nieuwe collega’s. à Oplossing: “praatpotten” op het personeelfeest voorzien, met daarin vragen om gesprekken op gang te brengen én een bewuste table seating om mensen uit hun vaste groepjes te halen.
• Signalen rond werkcultuur bespreekbaar maken
  Feedback rond alcohol aanwezigheid op kantoor kwam via de surveys naar boven. à In plaats van het te negeren, werd dit besproken op leadershipniveau en verder opgevolgd.
• De juiste stemmen horen
  Men zag dat een lagere response rate samenhing met een positievere score. Daaruit kon men dus afleiden dat kritische feedback vaak later binnenkomt. à Door actief reminders te sturen en die stemmen mee te nemen, krijgen ze een realistischer beeld van wat er leeft.

Wat al deze voorbeelden gemeen hebben? Ze vertrekken vanuit data, maar worden altijd vertaald naar concrete, menselijke acties.

Engagement meten is één ding. Maar er écht iets mee doen, dat is waar het verschil zit. Mobile Vikings toont dat je met een relatief eenvoudige aanpak (kort, frequent en consequent meten) een sterke feedbackcultuur kan opbouwen. Niet door perfect te zijn, maar door te luisteren, te reageren en transparant te blijven communiceren. Want uiteindelijk zit de impact niet in de survey of data zelf, maar in wat je ermee doet.

Vanuit Starfish helpen we onze klanten graag met survey-ontwikkeling en data-analyse. Contacteer ons gerust als je hier meer over wil weten.

Wil je nog meer inspiratie over toepassingen van data in HR? Schrijf je dan zeker in voor onze tweemaandelijkse nieuwsbrief met tips en trends. Of volg ons gratis webinar waar je cases vanuit andere bedrijven kunt ontdekken.