geschreven door Lotte Van der Sijpt

Dit traject ontstond bij één van de grootste gemeentes in Nederland. Ze stonden voor een ingrijpende organisatorische verandering: de overgang van meerdere decentrale communicatiediensten naar één grote centrale communicatiedienst. Deze verandering bracht tal van uitdagingen met zich mee, waaronder de introductie van een nieuwe werkplek, een veranderde manier van werken en het samenvoegen van teams met nieuwe collega's.

In deze complexe situatie werd Orange Otters ingeschakeld. Hun missie? Zorgen dat deze transitie soepel verliep en resulteerde in een communicatiedienst die niet alleen duidelijkheid had over haar nieuwe rol, maar er ook volledig achter stond.

Om dit te bereiken, was de eerste stap van Orange Otters om grondig te luisteren naar de betrokkenen. Ze wilden echt begrijpen wat er speelde en wat de medewerkers dreef. Met een organisatie van 8.000 medewerkers en een communicatiedienst van 150 professionals was dit geen kleine taak. Gedurende vier maanden werkten twee medewerkers van Orange Otters nauw samen met drie medewerkers van de gemeente. Ze voerden diepte-interviews, verzamelden data via een enquête en analyseerden deze om een helder beeld te krijgen van de situatie. In deze blogpost zullen we dieper ingaan op de belangrijkste inzichten die uit dit traject zijn voortgekomen.

In elk veranderingsproces speelt communicatie een cruciale rol. Maar wat dit traject bijzonder maakte, was de nadruk op open en transparante communicatie. Orange Otters begreep dat voor een succesvolle transitie, medewerkers niet alleen geïnformeerd moesten worden, maar ook zich betrokken moesten voelen bij het proces.

Het resultaat? Een indrukwekkende respons van 60% op de enquête die toch wel naar veel gevoelige info peilde. Dit toont aan dat wanneer medewerkers voelen dat hun stem wordt gehoord en hun zorgen serieus worden genomen, ze sneller bereid zijn om actief deel te nemen aan veranderingsinitiatieven. Door openlijk te communiceren over het doel van de enquête, bereikbaar te zijn voor vragen en het project persoonlijk toe te lichten, zorgde Orange Otters voor een omgeving waarin medewerkers zich gewaardeerd en betrokken voelden.

Netwerkanalyses brengen de interacties en relaties tussen individuen of entiteiten binnen een systeem in kaart. Ze onthullen hoe informatie of invloed stroomt en identificeren centrale en perifere actoren binnen het netwerk. In de wereld van HR en interne communicatie moet je data-analysetechnieken zoals een netwerkanalyse zien als een middel om inzichten te verkrijgen, en niet als het einddoel op zich. Dit principe werd duidelijk onderstreept in het traject.

Door de communicatiestromen binnen de gemeente te analyseren, kon Orange Otters zowel de formele als informele communicatiekanalen identificeren. Dit onderscheid tussen de 'bovenstroom' van formele communicatie tussen leidinggevenden en hun teams of berichten op het intranet, en de 'onderstroom' van informele gesprekken bij de koffiemachine of tijdens de lunchpauze, gaf inzicht in hoe informatie daadwerkelijk werd verspreid en ontvangen in deze organisatie. Het hielp ook bij het identificeren van ambassadeurs - niet alleen degenen die vocaal aanwezig zijn in vergaderingen, maar ook degenen die minder opvallend aanwezig zijn en toch evenveel invloed uitoefenen.

Louter het vergelijken van afdelingen was niet genoeg. De ene afdeling had ongeveer evenveel informatie als de andere afdeling, en stond even positief tegenover de verandering als de rest van de organisatie. Elke organisatie heeft echter zijn eigen unieke sociale dynamiek, die je met netwerkanalyses kan blootleggen. In dit traject werd zo duidelijk dat verschillende sociale groepen verschillend reageerden op de verandering. Door deze groepen te identificeren en te begrijpen, kon Orange Otters effectievere communicatiestrategieën ontwikkelen.

Bijvoorbeeld, als een bepaalde groep medewerkers positief stond tegenover de verandering, konden ze worden ingezet als ambassadeurs om anderen te beïnvloeden. Aan de andere kant, als een groep negatief of onzeker was, konden gerichte communicatie en ondersteuning worden ingezet om hun zorgen aan te pakken.

In onze reis door het traject met Orange Otters hebben we enkele cruciale inzichten opgedaan.

• Het belang van open en transparante communicatie in het bevorderen van betrokkenheid en vertrouwen bij medewerkers.
• De waarde van netwerkanalyses als een instrument om de formele en informele communicatiestromen binnen een organisatie te begrijpen.
  --> Buiten deze context kan netwerkanalyse ook worden ingezet voor bijvoorbeeld, het voorspellen van uitval van medewerkers, het meten van betrokkenheid en het identificeren van geïsoleerde individuen binnen een organisatie.
• Het cruciale belang van het herkennen en begrijpen van sociale groepen en hun reacties op veranderingscommunicatie.

Voor alle HR-professionals en leiders die dit lezen: neem een moment om na te denken over hoe deze inzichten kunnen worden toegepast in jouw eigen organisatie. Welke tools en strategieën gebruik je om de communicatie binnen jouw teams te begrijpen en te verbeteren?

De kosten voor zo'n diepgaand traject variëren, met schattingen tussen de 8000 en 12000 euro, afhankelijk van diverse factoren zoals de grootte van de organisatie en de complexiteit van de analyse. Voor degenen die hun kennis over dit onderwerp willen verdiepen, zijn "Connected" van Nicolas Christakis en "Sociale big data" van Alex Pentland uitstekende leestips.

Wil je als eerste op de hoogte zijn van een nieuw webinar in deze reeks? Volg dan zeker ons Eventbrite-account. Dan weet je als eerste wie onze volgende gast zal zijn.

Wil je nog meer inspiratie over HR-analytics? Schrijf je dan zeker in voor onze tweemaandelijkse nieuwsbrief met tips en trends over HR-analytics of contacteer ons.