Geschreven door Louise De Somere

Door transparant te zijn over het gebruik van AI en de verwerking van gegevens, kunnen organisaties het vertrouwen van hun medewerkers winnen en het risico van misbruik verminderen. We zetten hieronder vier manieren op een rijtje waarmee je de transparantie over het gebruik van AI binnen HR kunt verhogen:

AI-systemen verwerken vaak gevoelige persoonsgegevens, zoals sollicitatie-informatie, prestatiebeoordelingen en voorkeuren voor interne mobiliteit. Het is belangrijk dat werknemers duidelijk begrijpen welke data worden verzameld, met welk doel dit gebeurt en hoe AI deze informatie gebruikt in het besluitvormingsproces.

Om dit te waarborgen, is transparante communicatie essentieel. Plaats een overzichtelijke privacy- en AI-beleidspagina op het intranet of een andere interne kennisbron, waar medewerkers eenvoudig kunnen terugvinden welke gegevens worden verzameld, hoelang deze worden bewaard en welke rechten ze hebben volgens de GDPR-wetgeving. Geef helder aan waar deze pagina te vinden is, welke informatie erop te vinden is en waarom het waardevol is voor werknemers om hiervan op de hoogte te zijn.

Daarnaast helpen regelmatige updates, zoals nieuwsbrieven, webinars of infosessies, om medewerkers voortdurend op de hoogte te houden van het beleid en eventuele wijzigingen. Op die manier blijft het gebruik van AI binnen de organisatie helder, verantwoord en toegankelijk voor iedereen.

Het is belangrijk om werknemers actief te betrekken bij het beleid rondom gegevensverzameling en -gebruik. Dit kan door een werknemersadviesgroep op te richten, waarin medewerkers hun mening kunnen geven over welke data AI mag verwerken en waarvoor deze data gebruikt zal worden.

Daarnaast kan de privacy- en AI-beleidspagina interactief worden gemaakt, zodat medewerkers vragen kunnen stellen of bezorgdheden kunnen delen. Deze inspraak helpt niet alleen om transparantie te waarborgen, maar zorgt er ook voor dat werknemers zich gehoord voelen en kan vertrouwen in AI-gebruik bevorderen.

Een belangrijk aspect van transparantie is het begrijpelijk en inzichtelijk maken van de AI-beslissingen. Dit betekent dat HR-professionals én medewerkers moeten begrijpen hoe AI tot een bepaald oordeel komt. AI-systemen moeten dus zodanig worden ontworpen dat ze niet alleen een uitkomst bieden, maar ook uitleggen welke data en criteria zijn gebruikt om tot die uitkomst te komen.

Laten we dat even duiden aan de hand van een concreet voorbeeld. Bij de beoordeling van een sollicitant of prestatieanalyse moet het systeem kunnen aangeven welke factoren zijn meegewogen in de beslissing. Het is essentieel dat HR-professionals in staat zijn de AI-beslissingen te controleren, aan te passen en waar nodig te corrigeren. Dit kan bijvoorbeeld door HR-medewerkers de mogelijkheid te geven om de parameters van de AI-systemen te verfijnen, zoals wervingscriteria of prestatiebeoordelingsfactoren.

Voor kritieke HR-beslissingen, zoals werving, promoties en prestatiebeoordelingen, is het van belang dat AI altijd onder menselijk toezicht staat. AI mag nooit volledig autonoom beslissingen nemen over belangrijke zaken zoals het aannemen of ontslaan van medewerkers. Dit wordt bevestigd door de GDPR, die bepaalt dat dergelijke beslissingen altijd onder menselijke controle moeten blijven.

Medewerkers moeten ook begrijpen dat AI slechts een hulpmiddel is en geen definitieve beslissingen neemt zonder menselijke tussenkomst. Een duidelijk toezichtmechanisme moet worden voorzien waarin HR-professionals AI-beslissingen kunnen controleren en indien nodig aanpassen. Een effectief toezichtmechanisme kan worden ingericht door het opzetten van een AI-ethiek- en toezichtcommissie. Deze commissie waarborgt eerlijkheid, transparantie en verantwoord gebruik van AI binnen HR-processen door AI-systemen regelmatig te monitoren en te auditen, met speciale aandacht voor kritieke processen zoals werving, promoties en prestatiebeoordelingen.

De commissie voert halfjaarlijkse audits uit, gebruikt biasdetectietools en documenteert bevindingen om discriminatie en fouten vroegtijdig te corrigeren. Daarnaast beheert ze een meldpunt waar medewerkers en HR-professionals AI-

Verder ziet de commissie toe op naleving van regelgeving zoals de GDPR en EU AI Act en verzorgt trainingen voor HR-teams om AI-beslissingen kritisch te beoordelen. Regelmatige rapportages zorgen voor transparantie, zodat medewerkers begrijpen hoe AI-beslissingen tot stand komen en hoe menselijke tussenkomst gewaarborgd blijft.

Transparantie is de sleutel tot het ethische gebruik van AI binnen HR-processen. Door duidelijke communicatie, werknemersinspraak, uitlegbare AI-systemen en menselijk toezicht te integreren, kan AI op een verantwoorde manier worden ingezet.

Dit versterkt niet alleen het vertrouwen van werknemers, maar helpt ook om de risico's van misbruik of vooroordelen te beperken. Uiteindelijk zorgt transparantie ervoor dat AI een ondersteunend hulpmiddel blijft voor HR-professionals, waarbij aandacht voor eerlijkheid, empathie en mensgerichte besluitvorming behouden blijft.

Wil je nog meer inspiratie over HR-analytics en AI in HR? Schrijf je dan zeker in voor onze tweemaandelijkse nieuwsbrief met tips en trends over HR-analytics, volg ons gratis webinar of contacteer ons.