Colruyt Group klinkt waarschijnlijk niemand onbekend in de oren. Met een personeelsbestand van 33.000 medewerkers is het een grote onderneming. Binnen Colruyt Group zijn er diverse operating units, die verwijzen naar de verschillende firma’s en bedrijven. Elk van deze units had specifieke rapportagebehoeften, wat soms zorgt voor een opstapeling van rapporten.

Vaak ontstond er vanuit de leidinggevenden ook de vraag waar ze nu precies bepaalde inzichten konden vinden. Op basis hiervan en naar aanleiding van aanpassingen in hun bronsystemen, besloot Colruyt Group de stap te zetten naar één toegangspoort, namelijk een dashboard.

Dat bleek makkelijker gezegd dan gedaan. Een belangrijke eerste stap was het bepalen en definiëren van de indicatoren die geïntegreerd moesten worden in het dashboard. Dit kostte veel tijd, waardoor hun oorspronkelijke schatting van een doorlooptijd van 2 jaar te optimistisch bleek. Eenmaal er negen indicatoren vastgelegd waren waarvan ze overtuigd waren dat ze benefits zouden opleveren voor de firma, was het tijd om het dashboard te ontwikkelen.

Jürgen en het projectteam wilden graag live gaan met het dashboard, maar merkten op dat er in bepaalde databronnen nog uitdagingen verborgen zaten qua datakwaliteit. Om dit aan te pakken werkten ze bijvoorbeeld samen met het hoofd van recruitment om business rules vast te stellen en boden ze extra opleidingen aan om de betrokken collega’s van HR mee te nemen in dit verhaal. Hoewel ze de data niet ‘hyperclean’ kregen, kozen ze er uiteindelijk toch voor om live te gaan. Een beredeneerde gok in de verwachting dat dit een feedback loop zou triggeren en zo de resterende 5 à 10 procent van de datakwaliteitsproblemen aan het licht zou brengen.

Dat is dan ook een belangrijk inzicht. Datakwaliteit is heel belangrijk, maar je wacht best ook niet te lang om de waarde van de inzichten niet te verliezen. Het is beter om te starten en bij te sturen waar nodig.

In het begin van het traject lag de focus sterk op HR. Daarna werd dit stelselmatig uitgebouwd naar de bredere organisatie. Zo ontstond er een jaarlijkse gewoonte om te kijken naar alle stappen die de organisatie gezet had en welke effecten dit had op de indicatoren. Om te vermijden dat het effect te vrijblijvend bleef, werden bepaalde cijfers uitgedrukt in euro’s. Op die manier werd de impact heel erg concreet en tastbaar. Daarnaast bood de tool de optie om de evolutiegrafieken van de laatste twee boekjaren te bekijken. Door deze heel concrete vertaling van de impact van HR-analytics op de business merkte Jürgen ook dat de leidinggevenden meer open stonden voor deze toepassing.

Een nieuwe tool introduceren in een bestaande organisatiecultuur is niet vanzelfsprekend. Via een tracker was het voor het HR-analyticsteam mogelijk om zicht te krijgen op wie het dashboard gebruikte en in welke mate. Zo konden ze onderscheid maken tussen hun early adopters en de ‘laggards’ (mensen die vaak als laatste inspelen op de change). Om de integratie van de tool te stimuleren, willen Jürgen en zijn team nu een community verder uit bouwen door hun early adopters als ambassadeurs te gebruiken. Zo zouden zij als ambassadeurs hun netwerk kunnen aansporen of enthousiasmeren om ook meer gebruik te maken van het dashboard.

Daarnaast communiceerden Jürgen en zijn team regelmatig over het dashboard via maandelijkse mailings, waarin bijvoorbeeld aan bod kwam welke nieuwe features beschikbaar waren. Ook richtten ze een Sharepoint site op waar leidinggevenden terecht konden voor documentatie rond het dashboard in de vorm van videomateriaal met toelichting over hoe het dashboard werkt. Video heeft zeker impact, maar heeft ook nadelen. Jürgen en zijn team merkten dat de video’s al snel outdated waren doordat het dashboard snel evolueerde. Kortere en krachtigere video’s die sneller kunnen aangepast worden is hier volgens Jürgen een betere keuze.

Een laatste actie om de change te ondersteunen, was dat nagenoeg alle collega’s van People and Organization werden getraind in het dashboard. Niet alleen in hun eigen thema’s maar in de volledigheid van het dashboard zodat zij konden dienen als eerste aanspreekpunt voor leidinggevenden en zichzelf ook zekerder voelden in het gebruik ervan.

Waar wil je als organisatie strategisch op gaan inzetten? Welke kerncijfers zijn voor jouw organisatie echt belangrijk? Ook in HR-analytics is het heel belangrijk om deze vragen te beantwoorden en dus duidelijke focus te leggen. Achteraf gezien is de eerste fase waarin je als organisatie het ontwerpverhaal opstelt, van cruciaal belang en mag je niet te snel in alle enthousiasme. Als er één vraag is die je jezelf altijd zou moeten stellen als je met HR-analytics bezig bent is het:

Wat biedt de toekomst dan nog? De focus voor Jürgen en zijn team ligt op de actie waarbij ze extra training en ondersteuning voor leidinggevenden willen aanbieden aangezien het een uitgebreid dashboard is met heel wat functionaliteiten en filtermogelijkheden. Daarnaast zetten ze ook in op de dashboard performance, die soms sneller kan en sceptische gebruikers zouden durven aangrijpen om het dashboard minder te gebruiken.

De case van Colruyt Group biedt ons een aantal belangrijke inzichten:

• Het actief betrekken van interne stakeholders is een voortdurend proces, waarbij effectieve communicatie essentieel is en regelmatige updates en gemakkelijk toegankelijke documentatie worden gebruikt om de acceptatie te stimuleren.
  
  
• Het dashboard moet relevant zijn voor de organisatie door zich te richten op kerncijfers en het bieden van toegevoegde waarde. Het ontwerp en de functionaliteiten van het dashboard moeten gebruiksvriendelijk zijn. Het continue proces van evaluatie en aanpassing, zoals het verkorten van video's voor een betere gebruikerservaring, benadrukt de focus op het optimaliseren van de tool.

Wil je nog meer inspiratie over HR-analytics? Schrijf je dan zeker in voor onze tweemaandelijkse nieuwsbrief met tips en trends over HR-analytics of contacteer ons.

Wil je als eerste op de hoogte zijn van een nieuw webinar in deze reeks? Volg dan zeker ons Eventbrite-account. Dan weet je als eerste wie onze volgende gast zal zijn.