Voor we dat doen, kort even de context. Vandelanotte is al meer dan 75 jaar actief. Wat ooit begon als een boekhoudkantoor, is intussen een multidisciplinaire partner voor ondernemers. Van fiscaal en juridisch advies tot HR, digitalisering en audit.

Daarbij zijn ze de voorbije jaren sterk gegroeid tot 850 medewerkers, verspreid over verschillende locaties en uiteenlopende profielen zoals accountants, juristen, ingenieurs en bedrijfspsychologen

Die groei — een verdrievoudiging op tien jaar — zette het bestaande performance management systeem onder druk. Wat vroeger werkte in een kleinere organisatie, bleek niet langer schaalbaar.

De pijn zat niet alleen bij HR. Zowel leidinggevenden als medewerkers gaven aan dat het bestaande evaluatiesysteem veel tijd en administratie vroeg, maar te weinig opleverde. Een aantal zaken die naar boven kwamen:

• Doelstellingen waren onvoldoende zichtbaar en onvoldoende gelinkt aan snel veranderende organisatiedoelstellingen.
• Feedback werd opgespaard tot het einde van het jaar, omdat er tussendoor “te weinig tijd” voor was.
• Leidinggevenden ervaarden het proces vooral als een administratieve verplichting, met een lage ROI.

Belangrijk – en volgens Julie een belangrijke succesfactor - was dat de vraag naar verandering expliciet vanuit de business en de medewerkers zelf kwam.

Voor HR was dat het signaal om mee op die kar te springen — niet door een extra tool te introduceren, maar door het proces fundamenteel te herdenken.

Daarom ging het HR-team het performance management proces grondig herdenken en hertekenen in cocreatie met leidinggevenden en medewerkers.

Belangrijkste kernidee? Het performance management systeem mocht geen jaarlijkse evaluatie meer zijn, maar wel een continu proces. Geen focus op korte evaluatiemomenten voor merit, wel focus op dialoog, verwachtingen en groei.

Het nieuwe proces werd opgebouwd rond een vaste cyclus:

• Kick-off aan het begin van het jaar waarbij de jaardoelstellingen scherpgesteld werden
• Twee recharge-momenten: waarbij in een gesprek nagegaan werd of medewerkers nog op schema zitten
• Wrap-up & performance review aan het einde van het jaar om te beoordelen of de doelstellingen gehaald werden.

Die review bestaat uit een korte vragenlijst van acht ja/nee-stellingen. Achter de schermen zit een algoritme (ontwikkeld samen met de Vigor Unit) dat HR toelaat om patronen te herkennen: medewerkers die onder verwachtingen presteren, volgens verwachting functioneren of er bovenuit steken.

Iedereen werd gereviewd, maar enkel bij boven- of onderprestatie volgden vervolgstappen. Dat bleek dé sleutel om de administratieve last (vooral voor de leidinggevenden) drastisch te verminderen.

In de zoektocht naar ondersteuning keken Julie en haar team naar bestaande performance management tools. Die bleken vaak duur, complex en onvoldoende afgestemd op de concrete noden van de organisatie. Bovendien zou opnieuw een extra tool betekenen: extra opleiding en mogelijks ook extra weerstand.

Daarom viel de beslissing om zelf een oplossing te bouwen, vertrekkende vanuit de bestaande Microsoft-omgeving. Met daarbij dit als belangrijkste databronnen:

• Het bestaande HRIS als bron van medewerkersdata
• Microsoft Forms voor input van medewerkers en performancegesprekken
• Power Automate om de processen automatisch uit te sturen
• Power BI als centraal dashboard

Waar rapporten vooral achteraf informatie tonen, is het dashboard bij Vandelanotte nu echt actief en richtinggevend. En je kan op elk ogenblik de realtime dynamiek zien. Dat uit zich in verschillende zaken:

• Management en HR hebben in één oogopslag overzicht over de hele organisatie op vlak van performance.
• Leidinggevenden zien meteen waar bijsturing nodig is, zonder extra administratie
• Medewerkers vinden hun doelstellingen, feedback en verwachtingen op één plek

Van analyse tot volledige implementatie nam het traject ongeveer een jaar in beslag. De analysefase kreeg bewust veel tijd, gevolgd door twee parallelle sporen: dashboardontwikkeling én training en communicatie richting medewerkers. De training en communicatie bleek een heel belangrijke succesfactor te zijn.

Er werd eerst een verkorte performancecyclus getest, zodat bij de start van 2026 de volledige cyclus kon draaien. Met resultaat: 98% (!) van de organisatie doorliep succesvol de wrap-up en performance review.

Een opvallende keuze in dit traject bij Vandelanotte: volledige transparantie.

Medewerkers weten of ze als onder-, door- of bovenstromer worden gezien. Die informatie verschijnt in het dashboard na het gesprek met de leidinggevende, inclusief toelichting en concrete handvatten om zelf aan de slag te gaan.

Al is het zeker nog geen finaal eindpunt. Zoals Julie het zelf verwoordt; blijft het een proces om stap voor stap verder in te groeien. De koppeling met beloning en promotie is bijvoorbeeld een aandachtspunt.

Welke kerninzichten zou Julie willen meegeven aan wie hier ook mee aan de slag wil?

1. Ga terug naar de kern. Start niet vanuit wat je vanuit HR wil meten, maar vanuit wat de business en medewerkers nodig hebben.

2. Werk samen met de juiste partners. Dit soort trajecten ga je nooit alleen succesvol kunnen uitvoeren.

3. Durf te ‘itereren’. Het hoeft niet perfect te zijn bij de eerste versie. Stilstaan kost meer tijd dan wachten op het perfecte resultaat. Bovendien moet zoiets kunnen 'rijpen' in fases.

Vanuit Starfish helpen we onze klanten met dashboarding van hun HR-data. Contacteer ons gerust als je hier meer over wil weten.

Wil je nog meer inspiratie over toepassingen van data in HR? Schrijf je dan zeker in voor onze tweemaandelijkse nieuwsbrief met tips en trends.

Of volg ons gratis webinar waar je cases vanuit andere bedrijven kunt ontdekken.