Voor wie de zogenaamde ‘poll surveys’ niet kent, geven we graag eerst een woordje duiding. Poll surveys (of ook soms ‘pulse surveys’ genoemd) zijn een tegenreactie op de (twee)jaarlijkse personeelsbevragingen. Want de antwoorden die je krijgt op een bevraging zijn vaak gekleurd door de context op dat tijdstip. Als jouw organisatie op dat ogenblik moet besparen, is de kans groot dat medewerkers minder positief zullen zijn qua antwoorden. Maar als je slechts één keer om de twee jaar een meting uitvoert, kan je die gevoeligheid van de context niet vermijden.

Poll surveys zijn daarom een alternatief geworden om méér te meten, maar met minder vragen. Vaak wordt de vragenlijst tot maximaal 10 vragen beperkt. Op die manier krijg je een goed zicht op de evolutie binnen jouw organisatie. Veel organisaties doen dat op een wekelijkse of maandelijkse basis. Maar Mick en het team van Arvesta beslisten voor deze bevraging op vlak van engagement eerst op halfjaarlijkse basis te meten en daar was een héél goede reden voor.

Want Mick wilde samen met zijn collega’s de klemtoon leggen op de acties die volgden uit deze bevraging. Je mag als bedrijf heel veel meten, maar als medewerkers het gevoel hebben dat er met de resultaten niks gebeurt, zal hun enthousiasme dalen. En dus ook de respons op de bevraging.

Dat was bij Arvesta zeker niet het geval, want er was een mooie stijging van de diensten die vermeldden dat ze de resultaten bespraken binnen het team en hiermee aan de slag gingen. Dat was niet alleen een gevoel op basis van de reacties die het people analytics team kreeg, maar de laatste vraag van de poll surveys was telkens “in welke mate is dit in jouw team besproken?”. Een knappe manier om de impact van hun survey te meten. Actie belangrijker dan frequentie dus. Iets wat we voor alle soorten personeelsbevragingen trouwens kunnen aanraden!

Minstens even belangrijk als een goede vragenlijst opstellen, is dat er voldoende mensen zijn die de vragenlijst ook daadwerkelijk invullen. Op basis van onze ervaring zijn er veel bedrijven die hier te weinig rekening mee houden. Maar Mick had samen met het projectteam een volledig communicatieplan opgesteld om zoveel mogelijk medewerkers te betrekken en te overtuigen.

Zo’n communicatie moet je op maat van de doelgroep doen. Arbeiders ga je bijvoorbeeld niet gemakkelijk per mail bereiken. Vaak is het daar beter om ter plaatse te gaan en waar nodig ondersteuning te bieden bij de bevraging. Algemeen zijn er drie belangrijke fases voor de communicatie: voor de survey, tijdens de survey en ook na de survey. Het is enkel als je goed inzet op de drie fases dat je medewerkers overtuigt en de respons kunt verhogen. Communicatie als een cruciale sleutel tot een mooie respons dus.

De case van Mick gaf nog een ander inzicht waar we veel bedrijven mee zien worstelen die aan de slag gaan met people analytics: keuzes maken. Tijdens zijn verhaal bleek heel duidelijk dat Arvesta stap voor stap wilde verder bouwen op stevige fundamenten en niet snel alles wil ‘fiksen’.

Zo worden een aantal zaken in deze analyse van engagement nog manueel bijgehouden en opgevolgd. Voor de rapportage gebruiken ze geen hippe tool, maar Excel. Dat lijkt op het eerste gezicht misschien niet ambitieus, maar het is een weloverwogen keuze binnen Arvesta. In hun roadmap ‘people analytics’ is er een duidelijke visie hoe de organisatie matuurder zal worden op vlak van HR-data.

Maar daarvoor moet niet snél, maar wel duurzaam gegroeid worden. Zo voorzien ze op termijn de evolutie naar een digitaal platform waar alle resultaten aangeboden worden, maar nu is het een bewuste keuze om dat nog niet te doen.

Net zoals er goed nagedacht werd over de communicatie over de poll survey, hebben Mick en zijn collega’s heel goed nagedacht over de rapportage van de resultaten. Zo toonde Mick een voorbeeld uit het verleden van een grafiek die heel veel interessante informatie toonde, maar té veel info bevatte waardoor de boodschap verloren ging.

Ook over de verschillende interne doelgroepen werd een aanpak op maat ontwikkeld. Een beknopt high-level rapport voor het management, een even beknopt rapport voor de grote groep van medewerkers met een duidelijke vertaling naar hun werkrealiteit. Maar ook een specifiek rapport voor leidinggevenden en teamleaders die beter inzicht kregen in hun eigen team.

Wil je zelf aan de slag met het onderzoeken van jouw HR-data? Contacteer ons. Of wil je nog meer inspiratie over HR-analytics? Schrijf je dan zeker in voor onze tweemaandelijkse nieuwsbrief met tips en trends over HR-analytics.