Tijdens ons 16e webinar deelde Sigrid De Bie, HR-directeur bij CAW Antwerpen, hoe ze samen met Starfish Consultancy van losse Excel-bestanden naar een heldere roadmap evolueerden. Dit traject bracht niet alleen structuur in de data-aanpak, maar gaf de hele organisatie ook meer vertrouwen dat HR-data écht kunnen bijdragen aan hun beleid.

Toen Sigrid bij CAW Antwerpen startte, viel het haar meteen op: heel veel data, maar weinig overzicht. Overal circulerende Excel-bestanden, manuele ingrepen, en weinig zicht op de foutenmarge.

De hulp om toch de eerste stap te zetten, kwam van twee kanten: een bestuursorgaan dat meer antwoorden verwachtte én een algemeen directeur die geloofde in HR-analytics. Die steun gaf het vertrouwen om met een concreet actieplan te starten.

Het uiteindelijke doel van het project was een roadmap: een plan van aanpak dat niet alleen de volgende stappen oplijst, maar die acties ook meteen prioriteert en een inschatting geeft van de middelen en tijd die nodig zijn om ze te realiseren.

Die roadmap kwam er niet in één keer, maar werd opgebouwd via drie duidelijke fasen:

• Exploratiefase: In deze eerste stap bepaalde CAW waar HR de komende jaren écht naartoe wilde, gekoppeld aan het strategisch meerjarenplan. Zo werd het HR-thema instroom vertaald naar concrete vragen als: hoe lang duurt het om een vacature in te vullen? en via welke kanalen vinden we kandidaten? Voor ontwikkeling keek CAW Antwerpen naar groeidomeinen en leertrajecten, en bij welzijn lag de focus op verzuim en de duurtijd ervan.
  → Het resultaat: een duidelijke kapstok waarmee HR-prioriteiten aan databronnen konden worden gelinkt.
  
  
• Screeningfase: Hier lag de nadruk op de kwaliteit en bruikbaarheid van databronnen. Niet elke databron bleek geschikt om beleidskeuzes op te baseren. Zo toonde de analyse dat hun rekruterginsplatform te beperkte data leverde om instroom goed te analyseren. De kernvraag werd dan: starten we met een prioriteit waar de data nog zwak is, of kiezen we beter voor een thema met sterkere databronnen?
  → Deze afwegingen maakten duidelijk dat niet alles tegelijk kan, en dat er altijd een balans nodig is tussen de strategische ambitie en de huidige datakwaliteit.
  
  
• Visiebepaling: Alle keuzes kwamen samen in de roadmap. Die bracht helderheid én ontnuchtering en vormde een sterk argument richting bestuur en directie om niet sneller te willen gaan dan haalbaar. Er zouden niet binnen enkele maanden dashboards klaar zijn, maar er lag wél een meerjarenplan om stap voor stap datakwaliteit en prioriteiten te laten leiden tot die dashboards.

CAW Antwerpen koos ervoor om HR de trekkersrol te geven, maar niet zonder Finance, IT en directie aan tafel. Via een interne stuurgroep werden resultaten uit elke fase samen besproken. Zo werd duidelijk dat het niet louter om HR ging, maar om een organisatiebreed verhaal.

Die samenwerking bracht enthousiasme, maar ook een belangrijke les: verwachtingen realistisch houden. Een tip die Sigrid achteraf aan haar zelf zou meegeven, is bijvoorbeeld het project ‘HR-dashboard’ hernoemen, om te vermijden dat iedereen binnen enkele maanden al dashboards verwachtte.

Hoewel CAW Antwerpen momenteel nog niet klaar is om dashboards breed uit te rollen, worden de effecten van de roadmap nu al tastbaar. Het bijhorende rapport bevestigde vaak wat Sigrid en haar collega’s bij CAW Antwerpen “aanvoelden”, maar maakte tegelijk de foutmarges en manuele processen zichtbaar. Kleine acties, zoals het toevoegen van metadata aan Excel-bestanden (wie maakte dit? wanneer? voor wie?), zorgden al voor meer bewustzijn rond datagebruik.

Het traject gaf bovenal ook hoop. Hoop dat ook in een non-profitomgeving, waar middelen beperkter zijn, HR-analytics haalbaar en zinvol zijn.

Het verhaal van CAW Antwerpen toont dat HR-analytics ook in een non-profitcontext geen luxe hoeft te zijn. Met een realistische aanpak, breed draagvlak en een duidelijke roadmap kan elke organisatie de stap zetten van losse Excel-bestanden naar beleidsondersteunende inzichten.

Laat je inspireren door het verhaal van CAW Antwerpen en ontdek hoe ook jouw organisatie waarde kan halen uit HR-data. Wil je zelf aan de slag met het onderzoeken van jouw HR-data? Contacteer ons.

Of wil je nog meer inspiratie over HR-analytics? Schrijf je dan zeker in voor onze tweemaandelijkse nieuwsbrief met tips en trends over HR-analytics of ons tweemaandelijks gratis webinar.